با افزایش جمعیت و رشد آپارتماننشینی، مدیریت امور ساختمانها به چالشی جدی تبدیل شده است. هر مجتمع مسکونی برای اداره بهتر امور نظافت، نگهداری، امنیت و تاسیسات به مدیران و خزانهداران کارآمد نیاز دارد. در واقع، هیئتمدیره ساختمان با انتخاب مدیر و خزانهدار، نظم و هماهنگی را در امور روزمره برقرار میکند تا هر واحد از خدمات بهتری بهرهمند شود.
ارکان اصلی مدیریت ساختمان
در ساختمانهایی با تعداد واحدهای زیاد، معمولاً چند بخش مدیریتی وجود دارد که شامل موارد زیر است:
1- مدیر ساختمان
2- خزانهدار یا حسابدار ساختمان
3- هیئتمدیره
4- مجمع عمومی (ساکنان ساختمان)
خزانهدار ساختمان کیست و چه وظایفی دارد؟
خزانهدار ساختمان در واقع همان حسابدار ساختمان است که مسئولیت مدیریت مالی ساختمان را برعهده دارد. این فرد موظف است شارژ ماهیانه را جمعآوری کرده، بودجهبندی دقیقی انجام دهد، تمام هزینهها را ثبت و فاکتورها را به ساکنین ارائه کند. بهعبارتی، تمامی امور مالی مجتمع، اعم از هزینههای جاری تا پرداخت قبضها، زیر نظر خزانهدار انجام میشود.
وضع قوانین مالی برای پرداخت شارژ
یکی از وظایف مهم خزانهدار، اجرای قوانین منظم مالی در ساختمان است. برای مثال، اگر برخی ساکنین در پرداخت شارژ تاخیر داشته باشند، میتوان با تصویب هیئتمدیره، جریمه تأخیر برای آنان در نظر گرفت. این موضوع باعث نظم مالی و عدالت بین ساکنان میشود. البته اعمال چنین قوانین مالی باید با هماهنگی مدیر ساختمان انجام گیرد.
نحوه انتخاب خزانهدار ساختمان
انتخاب خزانهدار بر عهده هیئتمدیره است. هیئتمدیره معمولاً از میان مالکین داوطلب ساختمان تشکیل میشود و تعداد اعضا بسته به اندازه ساختمان متفاوت است (معمولاً حدود ۵ نفر). این افراد فردی را به عنوان خزانهدار انتخاب میکنند تا بر تمامی امور مالی نظارت دقیق داشته باشد.
شرح کامل وظایف خزانهدار ساختمان
1- دریافت و مدیریت شارژ ماهیانه واحدها
2- ارائه گزارش مالی ماهیانه به هیئتمدیره و ساکنین
3- پرداخت قبضها و هزینههای نگهداری و تعمیرات
4- تعیین و اعلام دقیق مبلغ شارژ ماهیانه
5- ثبت و پیگیری مصوبات مالی ساختمان
یک خزانهدار دقیق باید بتواند تمام هزینههای ماهیانه ساختمان را محاسبه کند، مبلغ را میان واحدها تقسیم کرده و با اندکی مازاد، آن را در صندوق ذخیره نگه دارد تا در مواقع ضروری از آن استفاده شود.
آیا کار خزانهدار ساختمان دشوار است؟
مدیریت مالی یک مجتمع پرجمعیت، کار سادهای نیست. حسابدار ساختمان باید هزینهها، پرداختها و شارژ واحدها را با نظم و دقت بالا مدیریت کند. برای آسانتر شدن این روند، استفاده از اپلیکیشن هیرکان توصیه میشود. این نرمافزار با قابلیت مدیریت آنلاین شارژ و حسابها، فرآیند کاری خزانهدار را بسیار سادهتر میکند.
تفاوت بین مدیر و خزانهدار ساختمان
مدیر ساختمان وظیفه رسیدگی به امور کلی مانند سرویسهای دورهای آسانسور، تاسیسات و نظافت را دارد. در مقابل، خزانهدار فقط مسئول امور مالی است و در تصمیمگیریهای اجرایی نقشی ندارد. در ساختمانهای کوچک (مثلاً ۴ طبقه)، معمولاً یک مدیر بهتنهایی همه وظایف را برعهده میگیرد و نیازی به هیئتمدیره یا خزانهدار جداگانه نیست.
سخن پایانی
خزانهدار ساختمان نقش حیاتی در نظم مالی و شفافیت هزینهها دارد. او باید هزینهها، درآمدها و پرداخت قبضها را مدیریت کرده و بهطور منظم گزارشهای مالی را به هیئتمدیره ارائه دهد. برای کاهش حجم کار و افزایش دقت، استفاده از اپلیکیشنهایی مانند هیرکان میتواند کمک بزرگی به مدیران و خزانهداران ساختمان باشد.
