اهمیت تنظیم صورتجلسه ساختمان
در تمام ساختمانهای مسکونی، جلساتی با حضور مدیران و اعضای ساختمان برگزار میشود تا درباره مسائل مهم ساختمان مشورت و تصمیمگیری شود. نتایج این جلسات در قالب صورتجلسه ساختمان ثبت میشوند. نوشتن صورتجلسه اهمیت زیادی دارد زیرا تصمیمات ثبت شده، روند مدیریت ساختمان را بهبود میبخشند و کارها را منظم و سازمانیافته جلو میبرند.
وظیفه مدیر ساختمان این است که تمام تصمیمات و تغییرات را دقیقاً در صورتجلسه ثبت کند تا چیزی از قلم نیفتد و امور ساختمان براساس آن انجام شود.
مدیران ساختمان و وظایف آنها
تعداد اعضای هیئت مدیره معمولاً فرد است تا تصمیمها با رأی اکثریت گرفته شوند. در صورت غیبت یکی از اعضا، باید سریع جلسهای تشکیل و جایگزین مشخص شود.
وظایف مدیر ساختمان شامل موارد زیر است:
-
تنظیم صورتجلسه ساختمان
-
بیمه ساختمان
-
حفاظت و نگهداری از ساختمان
-
تعیین میزان شارژ ماهانه و دریافت آن از ساکنان
-
پیگیری شارژهای عقبافتاده
-
رسیدگی به امور تاسیساتی ساختمان
موارد کلیدی برای نوشتن صورتجلسه ساختمان
تعیین افراد و سمتها
در صورتجلسههای ابتدایی، سمتهای مهم مانند مدیر اجرایی، مدیر مالی، رئیس هیئت مدیره و رئیس جلسه تعیین میشوند. برای هر سمت، اختیارات و وظایف مشخص شود. بهعنوان مثال، مدیر اجرایی برای هزینههای بالای ۵ میلیون تومان باید تأیید مدیر مالی را دریافت کند. همچنین میزان حقوق و مزایای هر فرد باید در مصوبات ثبت شود.
بیمه ساختمان
بیمه ساختمان یکی از موارد مهم جلسات است. ثبت آن در صورتجلسه باعث میشود مدیران بعدی از وضعیت بیمه مطلع باشند و اقدامات لازم برای پیشگیری از حوادث ناگهانی صورت گیرد.
حفاظت و نگهداری ساختمان
نگهداری ساختمان یکی از وظایف اصلی مدیران است. تمام تصمیمات مربوط به نگهداری باید در صورتجلسه ثبت شود تا اقدامات اجرایی و نظارت بر آنها بهدرستی انجام شود. کوتاهی در نگهداری باعث هزینههای بالا و آسیب به ساختمان میشود.
تعیین شارژ ماهانه
مدیران باید مبلغ شارژ ماهانه را تعیین کنند که این مبلغ شامل حقوق پرسنل، هزینه نگهداری بخش مشترک ساختمان و خدمات دیگر است. مبلغ شارژ در صورتجلسه ثبت میشود و ساکنان موظف به پرداخت آن هستند.
دریافت شارژهای عقبافتاده و جریمه دیرکرد
برای ساکنانی که شارژ خود را پرداخت نکردهاند، مدیران در جلسات تصمیم میگیرند و نحوه دریافت شارژ و میزان جریمه دیرکرد را مشخص میکنند. اطلاعرسانی به تمام ساکنان درباره مصوبات ضروری است. نرمافزار مدیریت ساختمان هیرکان قابلیت تعیین جریمه دیرکرد برای شارژها را نیز دارد.
رسیدگی به امور تاسیساتی
در جلسات هیئت مدیره، درباره تعمیرات ساختمان مانند آسانسور، ایزوگام، سیستم گرمایش و سرمایش و سایر تاسیسات بحث میشود. ثبت این موارد در صورتجلسه به مدیران کمک میکند برنامهریزی زمانبندی و انجام تعمیرات را بهصورت منظم انجام دهند.
نحوه تنظیم صورتجلسه ساختمان
هیئت مدیره مسئول ثبت تمام تصمیمات در صورتجلسه است. صورتجلسهها باید در مکانی مطمئن نگهداری شوند تا مدیران بعدی بتوانند از آنها استفاده کنند.
نمونه متن معرفی و تغییر مدیر ساختمان
تیم هیرکان فایل نمونهای از صورتجلسه و متن معرفی مدیر ساختمان تهیه کرده است که شما میتوانید فایل خام یا تکمیل شده را دانلود و استفاده کنید. این فایلها کمک میکنند تا انتخاب مدیر بعدی ساختمان آسانتر و شفافتر انجام شود.
مدیریت آسان ساختمان با اپلیکیشن هیرکان
با نصب اپلیکیشن هیرکان، مدیران میتوانند شارژها را ساماندهی کرده و اطلاعات پرداختها را در فضای ابری ذخیره کنند. این اپلیکیشن به شفافیت در مدیریت و اطلاعرسانی دقیق به ساکنان کمک میکند و فرآیند مدیریت ساختمان را ساده و منظم میسازد.
